1. Qui édite Fleetools
Fleetools est édité par Fleetools SARL-S, société à responsabilité limitée simplifiée de droit luxembourgeois, dont le siège social est situé 55, rue de Luxembourg, L-8077 Bertrange (Luxembourg), immatriculée au Registre de commerce et des sociétés de Luxembourg sous le numéro B312419 et titulaire de l'autorisation d'établissement n° 10199887/0, ci-après « Fleetools ». Contact : contact@fleetools.com.
2. Objet
Fleetools est une application de gestion d'entreprise, notamment pour les flottes de véhicules et le personnel, fournie en mode logiciel en tant que service (SaaS) à des entreprises clientes (« l'entreprise cliente »). Chaque entreprise dispose d'un espace dédié, cloisonné des autres clients.Ces conditions s'appliquent à toute personne qui utilise l'application : l'entreprise cliente et chacun de ses utilisateurs. Elles sont acceptées à la création du compte, puis à chaque nouvelle version ; l'acceptation est enregistrée avec sa date.
3. Comptes et accès
- L'accès se fait par un compte individuel et nominatif. Les identifiants ne se partagent pas.
- Chaque utilisateur répond de l'usage fait de son compte et signale sans délai toute utilisation suspecte à son employeur ou à Fleetools.
- Les comptes sont créés par l'entreprise cliente, ou par inscription avec le code d'accès qu'elle communique. Elle décide des rôles et des droits de chacun.
- L'accès est réservé à un usage professionnel, dans le cadre de l'activité de l'entreprise.
4. Ce à quoi s'engage l'entreprise cliente
- Informer son personnel de l'utilisation de Fleetools et de la nature des données traitées, conformément au droit du travail et à la protection des données.
- Tenir ses comptes à jour : créer, mettre à jour et clôturer les accès de ses salariés, notamment lors d'un départ.
- Désigner les personnes qui disposent de l'accès aux données RH, et en assumer le choix.
- Veiller à l'exactitude des données saisies et à la licéité de leur usage.
- Ne pas tenter d'accéder aux données d'une autre entreprise cliente, ni de contourner les contrôles d'accès de l'application.
5. Ce à quoi s'engage Fleetools
- Fournir l'application et l'héberger dans les conditions décrites ci-dessous.
- Mettre en œuvre des mesures de sécurité raisonnables : cloisonnement par entreprise, chiffrement des échanges, droits d'accès par rôle, journalisation des accès aux documents du personnel (voir la politique de confidentialité).
- Assurer un support par e-mail, dans des délais raisonnables.
- Ne pas consulter les documents du personnel ni les CV des candidats, hors demande explicite de l'entreprise cliente pour une intervention technique.
6. Propriété des données et restitution
Les données saisies par l'entreprise cliente et ses utilisateurs (prises en charge, signalements, congés, documents, candidatures…) restent la propriété de l'entreprise cliente. Fleetools agit comme sous-traitant technique, dans le cadre défini par la politique de confidentialité et par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD.À tout moment pendant le contrat, l'entreprise peut demander une copie de ses données. À la fin de la relation, elle dispose de 30 jours pour en demander la restitution ; passé ce délai, les données peuvent être supprimées. Les durées de conservation propres à certaines données (documents du personnel, candidatures) restent celles réglées par l'entreprise dans l'application.
7. Propriété intellectuelle
L'application, son code, ses interfaces et sa documentation restent la propriété de Fleetools. L'entreprise cliente reçoit un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée du contrat. Ce droit n'emporte aucune cession : ni copie, ni décompilation, ni revente, ni mise à disposition à un tiers sans accord écrit.
8. Prix et facturation
Le prix, la périodicité et les modalités de facturation figurent dans l'offre ou le contrat conclu avec l'entreprise cliente. En cas de défaut de paiement persistant après relance, Fleetools peut suspendre l'accès au service après en avoir informé l'entreprise, sans que cette suspension n'entraîne la suppression des données pendant le délai de restitution prévu au §6.
9. Disponibilité, maintenance et sauvegardes
Fleetools met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer le bon fonctionnement du service, sans engagement de niveau de service formel à ce stade et sans garantie de disponibilité continue. Des interruptions peuvent survenir : maintenance, mise à jour, incident d'un hébergeur ou d'un opérateur.L'application est hébergée chez Google Firebase (Union européenne) ; certains traitements et les photos passent par un serveur exploité par Fleetools. Les photos font l'objet d'une sauvegarde quotidienne. La liste complète des prestataires figure dans la politique de confidentialité.
10. Données personnelles
Le traitement des données personnelles est décrit dans la politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes conditions. Pour les données de ses salariés, l'entreprise cliente est responsable du traitement ; Fleetools intervient comme sous-traitant.
11. Responsabilité
Fleetools est responsable des dommages directs résultant d'un manquement à ses obligations. Sa responsabilité ne s'étend pas aux dommages indirects — perte d'exploitation, perte de chiffre d'affaires, préjudice commercial — ni aux conséquences d'une utilisation non conforme aux présentes conditions, d'une donnée erronée saisie par l'entreprise, d'un partage d'identifiants, ou d'une défaillance d'un opérateur tiers.L'application est un outil d'organisation : elle n'établit ni fiches de paie, ni décisions relevant de l'employeur. Les obligations légales de l'entreprise cliente (droit du travail, temps de travail, conservation des documents) restent les siennes.
12. Durée, suspension et résiliation
La durée et le préavis figurent dans l'offre ou le contrat conclu avec l'entreprise cliente. À défaut, chacune des parties peut mettre fin à l'utilisation du service à tout moment, par écrit, avec un préavis raisonnable.Fleetools peut suspendre un accès en cas d'usage manifestement contraire aux présentes conditions ou de risque pour la sécurité du service, après information de l'entreprise, et pour la durée strictement nécessaire.
13. Force majeure
Aucune des parties ne répond d'un manquement causé par un événement échappant à son contrôle raisonnable : panne majeure d'un hébergeur ou d'un opérateur, coupure d'électricité ou de réseau prolongée, catastrophe naturelle, décision d'une autorité.
14. Évolution des conditions
Ces conditions peuvent évoluer ; la date en haut de page indique la dernière révision. Une nouvelle version est présentée dans l'application et doit être acceptée pour continuer à l'utiliser. Les changements significatifs sont signalés à l'entreprise cliente.
15. Droit applicable et juridiction
Les présentes conditions sont soumises au droit luxembourgeois. En cas de litige, les parties chercheront d'abord une solution amiable ; à défaut, les tribunaux de l'arrondissement de Luxembourg sont compétents. Les droits que la loi reconnaît aux consommateurs, lorsqu'ils s'appliquent, ne sont pas affectés.
16. Contact
Fleetools SARL-S — 55, rue de Luxembourg, L-8077 Bertrange (Luxembourg) — RCS Luxembourg B312419 — contact@fleetools.com